Marco legal de la factura electrónica
En Colombia la factura electrónica está regulada por el decreto 2242 expedido el 24 de noviembre de 2015 por el ministerio de hacienda, el cual puede descargar en este enlace.
Definición legal de la factura electrónica
El numeral primero del artículo segundo del decreto 2242 de 2015 define la factura electrónica de la siguiente manera:
“Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en presente Decreto en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por obligado a facturar y su entrega al adquirente.”
Obligados a expedir factura electrónica
¿Quiénes están obligados a facturar de forma electrónica? Esta obligación la contempla el artículo primero del artículo 2242 de 2015 en los siguientes términos:
- Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica.
- Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.
- Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.
En cualquiera de los casos, las personas naturales o jurídicas deberán surtir el procedimiento habilitación previsto en el artículo 10 del presente Decreto. Una vez agotado el mismo, deberán expedir factura electrónica en las condiciones señaladas en decreto y, en adelante, no podrán expedir, si fuere el caso, la factura electrónica a que se refiere el Decreto 1929 2007, ni la factura por computador prevista en el artículo 13 del 1165 de 1996, ni la factura por talonario.
De acuerdo a lo anterior, los únicos obligados a expedir factura electrónica son los que la Dian selección como lo señala el numeral primero, de manera que los no seleccionados por la Dian, no están obligados a expedir la factura electrónica, aunque sí lo pueden hacer de forma voluntaria, y en tal caso igual deben hacerlo con arreglo al decreto reglamentario.
Se precisa que el parágrafo único del artículo primero advierte que de momento la Dian no puede seleccionar a nadie para que expida factura electrónica hasta tanto no reglamente la ley 1231 de 2008 y otras normas (no dice cuales), de manera que por ahora se puede decir que no existen obligados a expedir factura electrónica, lo hará quien quiera hacerlo voluntariamente.
De otra parte, la norma precisa que una vez habilitada por la Dian la expedición de la factura electrónica para un contribuyente, este no podrá facturar de otra forma.
Condiciones de generación de la factura electrónica
El artículo 3 del decreto 2242 de 2015 señala las condiciones tecnológicas que se deben cumplir al generar la factura electrónica para que esta sea idónea y sirva para los propósitos de la Dian de control fiscal.
Condición de generación.
a) Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
b) Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN en condiciones que ésta señale.
c) Cumplir los requisitos señalados en el artículo 617 del Tributario, salvo referente al nombre o razón social y NIT del impresor y la pre- impresión de los requisitos a que se refiere esta norma; y discriminar el impuesto al consumo, cuando sea del caso.
Cuando el adquirente persona natural no tenga NIT deberá incluirse el tipo y número del documento de identificación.
d) Incluir firma digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su expedición hasta su conservación, de acuerdo con Ley 962 de 2005 en concordancia con la Ley de 1999, el Decreto 2364 de 2012, el Decreto 333 de 2014 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, y de acuerdo con la política de firma que establezca la DIAN.
La firma digital o electrónica que se incluya en la factura electrónica como elemento tecnológico para el control fiscal podrá pertenecer:
- Al obligado a facturar electrónicamente.
- A los sujetos autorizados en su empresa.
- Al proveedor tecnológico, en las condiciones que acuerden, cuando sea expresamente autorizado por el obligado a facturar electrónicamente, para este efecto.
e) Incluir el Código Único de Factura Electrónica.
Condiciones de entrega de la factura
El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar o poner a disposición del adquirente la factura en el formato electrónico de generación, siempre que:
a) El adquirente también expida factura electrónica, por tratarse de un obligado a facturar electrónicamente en el ámbito del presente Decreto.
b) El adquirente, no obligado a facturar electrónicamente en el ámbito de este Decreto, decida recibir factura en formato electrónico de generación.
Para efectos de la entrega de la factura electrónica en formato electrónico de generación se tendrá en cuenta lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 15 de este Decreto.
Parágrafo 1. El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar al adquirente una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o en formato digital. En este último caso deberá enviarla al correo o dirección electrónica indicada por el adquirente o ponerla a disposición del mismo en sitios electrónicos del obligado a facturar electrónicamente, cuando se trate de:
- Obligados a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, que no se encuentran obligados a facturar electrónicamente y que no optaron por recibirla en formato electrónico de generación.
- Personas naturales o jurídicas, no obligadas a facturar según el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, o que solamente tienen la calidad de adquirentes, que no hayan optado por recibir factura electrónica en formato electrónico de generación.
La representación gráfica de la factura electrónica contendrá elementos gráficos como códigos de barras o bidimensionales establecidos por la DIAN, para facilitar la verificación ante la Entidad por el adquirente y las autoridades que por sus funciones lo requieran.
Para efectos de la representación gráfica de la factura electrónica en formato digital, los obligados a facturar electrónicamente deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Parágrafo 2. Cuando deban expedirse notas crédito y/o débito, las mismas deben generarse en el formato electrónico XML que establezca la DIAN, corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide y contener como mínimo la fecha de expedición, el número y la fecha de las facturas a las cuales hacen referencia, cuando sea el caso; así mismo, el nombre o razón social y NIT del obligado a facturar y del adquirente, descripción de la mercancía, número de unidades, valor de los impuestos, valores unitario y valor total.
Las notas crédito y/o débito deben ser entregadas al adquirente en formato electrónico de generación, o en representación gráfica en formato impreso o en formato digital, según como se haya entregado la factura electrónica. Estos documentos deberán ser suministrados a la DIAN siempre en formato electrónico de generación.
Parágrafo 3. Cuando la factura electrónica haya sido generada y tengan lugar devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente nota crédito, dejando clara la justificación de la misma. En caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente.
Estas notas deben ser entregadas al adquirente y a la DIAN, en la forma prevista en el parágrafo 2 de este artículo.
Parágrafo 4. Lo previsto en este artículo aplica a toda factura electrónica. En todo caso, para efectos de su circulación deberá atenderse en lo relativo a su aceptación, endoso y trámites relacionados, la reglamentación que sobre estos aspectos se haga en desarrollo de la Ley 1231 de 2008 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
Acuse de recibo de la factura electrónica
El acuse de recibo de la factura electrónica está regulado por el artículo 4 del decreto 2242 de 2015 de la siguiente forma:
El adquirente que reciba una factura electrónica en formato electrónico de generación deberá informar al obligado a facturar electrónicamente el recibo de la misma, para lo cual podrá utilizar sus propios medios tecnológicos o los que disponga para este fin, el obligado a facturar electrónicamente. Así mismo, podrá utilizar para este efecto el formato que establezca la DIAN como alternativa.
Cuando la factura electrónica sea entregada en representación gráfica en formato impreso o formato digital, el adquirente podrá, de ser necesario, manifestar su recibo, caso en el cual lo hará en documento separado físico o electrónico, a través de sus propios medios o a través de los que disponga el obligado a facturar electrónicamente, para este efecto.
Verificación y rechazo de la factura electrónica
La verificación y el rechazo de la factura electrónica está regulado por el artículo 5 del decreto 2242 de 2015 en los siguientes términos:
El adquirente que reciba la factura electrónica en formato electrónico de generación deberá verificar las siguientes condiciones:
- Entrega en el formato XML estándar establecido por la DIAN.
- Existencia de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, salvo lo referente a los literales a), h), i), así como la pre - impresión de los requisitos que según esta norma deben cumplir con esta previsión; discriminando el impuesto al consumo, cuando sea del caso.
Cuando el adquirente persona natural no tenga NIT deberá verificarse que se haya incluido el tipo y número del documento de identificación. 3. Existencia de la firma digital o electrónica y validez de la misma.
El adquirente deberá rechazar la factura electrónica cuando no cumpla alguna de las condiciones señaladas en los numerales anteriores, incluida la imposibilidad la información. Lo sin perjuicio del rechazo por incumplimiento de requisitos propios de la operación comercial.
En los casos rechazo de la factura electrónica por incumplimiento alguna de las condiciones señaladas en numerales 1, 2 ó 3 presente artículo procede su anulación por parte del obligado a facturar electrónicamente, evento en el cual deberá generar correspondiente registro a de una nota crédito, la cual deberá relacionar el número y la fecha la factura objeto anulación, perjuicio proceder a al adquirente una nueva factura electrónica con la imposibilidad reutilizar la numeración utilizada en la anulada.
El adquirente que reciba factura electrónica en formato electrónico de generación deberá informar al obligado a facturar electrónicamente correspondiente este caso podrá utilizar sus propios medios tecnológicos o los que disponga, fin, el obligado a facturar. Así mismo, podrá utilizar para efecto formato que establezca DIAN como alternativa.
Parágrafo. Tratándose de la entrega de la factura electrónica en su representación gráfica en formato impreso o formato digital, el adquirente verificará el cumplimiento los requisitos del 2 de artículo sobre ejemplar recibido, y podrá a través de los servicios ofrecidos por la DIAN consultar las otras condiciones.
Cuando factura electrónica sea entregada en representación gráfica en formato impreso o formato digital, el adquirente podrá, de ser necesario, manifestar su rechazo, caso en el cual lo hará en documento separado físico o electrónico, a de sus propios medios o a través de los que disponga obligado a facturar electrónicamente, para este efecto.
En evento generarse también por obligado a facturar correspondiente registro a través una nota como se indica en artículo.
Conservación de la factura electrónica
El artículo 6 del decreto 2242 de 2015 regula la forma como debe ser conservada la factura electrónica, tanto por el que la emite como el que la recibe:
Para efectos fiscales, la factura electrónica, las notas crédito y débito se conservarán en el formato electrónico de generación establecido por la DIAN, tanto por el obligado a facturar electrónicamente como por el adquirente que recibe en ese formato.
La factura electrónica, crédito y débito como las constancias recibo y caso, ser conservadas por el término establecido en el del Tributario o las normas que lo modifiquen o sustituyan.
La factura electrónica entregada al adquirente en representación gráfica, en formato impreso o formato digital, de acuerdo con lo establecido con en parágrafo 1 del artículo 3 del presente Decreto, podrá ser conservada por el adquirente, en el formato en que la recibió.
En todo caso deberá asegurarse la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, cumpliendo las condiciones señaladas en los articulas 12 y 13 de la Ley 527 de 1999.
¿Qué hacer cuando hay problemas técnicos y situaciones que comprometan la generación correcta de la factura electrónica?
Para estos casos el artículo 8 del decreto 2242 de 2015 señala el procedimiento a seguir:
En caso de inconvenientes técnicos que impidan la generación y/o entrega de la factura electrónica entre el obligado a facturar y el adquirente, y/o la entrega del ejemplar para la DIAN, o en situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, aplicarán las medidas que establezca la DIAN en relación con:
- Los sistemas del obligado a facturar electrónicamente o sus proveedores tecnológicos.
- Los sistemas del adquirente que recibe la factura en formato electrónico de generación.
- Los servicios informáticos electrónicos de la DIAN.
Cuando se presenten situaciones especiales que impidan al obligado a facturar electrónicamente la expedición de la factura electrónica en alguna zona geográfica específica o se cancele o no se renueve la autorización a su proveedor tecnológico, aplicarán al obligado a facturar electrónicamente las medidas que establezca la DIAN.
En estos eventos la DIAN señalará, cuando sea del caso, las alternativas de facturación que considere viables.
Habilitación para expedir factura electrónica.
Para que a un contribuyente se le habilite la facturación electrónica, ya sea por obligación o por decisión voluntaria, debe seguir el procedimiento contemplado en el artículo 10 del decreto 2242 de 2015:
Para expedir factura electrónica en el ámbito de este Decreto, deberá surtirse el procedimiento de habilitación que señale la DIAN y que contemplará como mínimo las condiciones que se indican a continuación. Quienes se encuentran obligados a facturar electrónicamente serán sancionados por el incumplimiento en los términos y/o condiciones establecidos en este decreto para la adopción y expedición de la factura electrónica, de conformidad con los artículos 684-2 y 657 del Estatuto Tributario y el artículo 183 de la Ley 1607 de 2012.
Para personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN.
La DIAN mediante resolución de carácter general seleccionará de manera gradual las personas naturales o jurídicas que deberán facturar electrónicamente de acuerdo con la clasificación de actividades económicas adoptada por la DIAN a través de la Resolución 000139 de 2012 y las que la modifiquen o sustituyan, dentro de los sectores que se definen a continuación:
a) Agricultura, ganadería, caza, silvicultura y pesca.
b) Explotación de minas y canteras.
c) Industrias manufactureras
d) Suministro de electricidad, gas, vapor y aire acondicionado
e) Distribución de agua; evacuación y tratamiento de aguas residuales, gestión de desechos y actividades de saneamiento ambiental.
f) Construcción.
g) Comercio al por mayor y al por menor; reparación de vehículos automotores y motocicletas.
h) Transporte y almacenamiento.
i) Alojamiento y servicios de comida.
j) Información y comunicaciones.
k) Actividades financieras y de seguros.
l) Actividades inmobiliarias.
m) Actividades profesionales, científicas y técnicas.
n) Actividades de servicios administrativos y de apoyo.
o) Educación.
p) Actividades de atención de la salud humana y de asistencia social.
q) Actividades artísticas, de entretenimiento y recreación.
r) Otras actividades de servicios.
En todo caso, la selección que haga la DIAN deberá efectuarse teniendo en cuenta que se trate de sujetos obligados a facturar y atenderá, entre otros, a criterios tales como: volumen de operaciones, ingresos, patrimonio, importancia en el recaudo, nivel de riesgo, cumplimiento de obligaciones tributarias, solicitantes de devoluciones, zonas urbanas y/o rurales.
Las resoluciones de la DIAN que fijen los seleccionados obligados a facturar electrónicamente entrarán en vigencia en un plazo no inferior a tres meses después de su publicación en el Diario Oficial. Lo anterior, sin perjuicio del plazo adicional de tres meses que otorga el artículo 684-2 del Estatuto Tributario para que la DIAN pueda hacer exigible la facturación electrónica y de la condición establecida en el parágrafo del artículo primero del presente decreto.
Una vez la DIAN publique las respectivas resoluciones seleccionados para facturar electrónicamente, los mismos , directamente o a través de un proveedor tecnológico autorizado, surtir satisfactoriamente las pruebas tecnológicas que establezca la Entidad, tendientes a demostrar el cumplimiento de condiciones técnicas de expedición (generación - entrega) de la factura electrónica, recibo, rechazo, y demás condiciones tecnológicas y operativas establecidas.
2. Para personas naturales o jurídicas que opten por expedir factura electrónica de manera voluntaria. Quienes de manera voluntaria opten por facturar electrónicamente, deberán manifestarlo expresamente a la DIAN en la forma que disponga y dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de recibo de esta manifestación por la Entidad, deberán cumplir, en lo pertinente, lo establecido en el inciso final numeral 1 de este artículo.
Obtenido el visto bueno del cumplimiento de las condiciones establecidas, a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes la DIAN expedirá una resolución indicando la fecha a partir de la cual el obligado debe empezar a facturar electrónicamente, sin que exceda de los tres (3) meses siguientes a la fecha de notificación de la resolución. Vencido este término la DIAN puede hacer exigible la facturación electrónica acorde con el artículo 684-2 del Estatuto Tributario.
Si el interesado no obtiene el visto bueno de la DIAN, podrá agotar nuevamente el procedimiento respectivo hasta obtenerlo.
Parágrafo 1. Los obligados a facturar electrónicamente que facturen directamente y los proveedores tecnológicos definidos en el presente Decreto podrán, para este efecto adquirir soluciones tecnológicas o desarrollarlas; las mismas deberán cumplir, en todo caso, las condiciones técnicas y tecnológicas que fije la DIAN y en la forma que la Entidad establezca.
Parágrafo 2. La DIAN deberá, a más tardar en año 2017 disponer de manera gratuita los servicios informáticos electrónicos correspondientes con el fin de facilitar la expedición de la factura electrónica en las condiciones establecidas en el presente Decreto, a microempresas y pequeñas empresas conforme con definiciones del artículo 2 de la Ley 905 de 2004 o las que establezca el Gobierno Nacional en desarrollo del artículo 43 de la ley 1450 de 2011 o las disposiciones que modifiquen o sustituyan estas normas. La DIAN tendrá en cuenta estos elementos con el fin de identificar empresas de menor capacidad empresarial a las cuales estarán dirigidos principalmente estos servicios y dispondrá los servicios respectivos acorde con los estándares y lineamientos que expida Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través del Viceministerio de Tecnologías y Sistemas de la Información.
Parágrafo 3. La habilitación para expedir factura electrónica deberá actualizarse por el obligado a facturar en caso de:
a) Cambio de proveedor tecnológico.
b) Cambio de solución tecnológica.
c) Cancelación o no renovación de la autorización de su proveedor tecnológico, evento en el cual deberán tenerse en cuenta las medidas especiales que fije la DIAN de acuerdo con el inciso segundo del artículo 8 del presente Decreto.
Parágrafo 4. Los adquirentes a que se refiere literal b) del numeral 2 del artículo 3 este Decreto, no requieren habilitación para recibir la factura en formato electrónico de generación, en todo deberán en el Catálogo de Participantes de Factura Electrónica y cumplir en lo pertinente, las disposiciones de este Decreto.
¿El contribuyente puede generar el mismo la factura electrónica o debe encargarla a un tercero?
El contribuyente puede, con sus propios medios tecnológicos, elaborar sus facturas electrónicas, y puede también contratar el servicio con terceros, y en tal caso el tercero debe estar autorizado por la Dian conforme lo indica el artículo 12 del decreto 2242 de 2015.
El tercero que preste servicios de facturación electrónica debe cumplir una serie de requisitos, que incluyen topes patrimoniales, y debe asumir una serie de obligaciones con el fin de garantizar la transparencia de las operaciones y facilitar el proceso de fiscalización de la Dian.
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